I Power BI verden er det lett å bli forvirret i møte med de ulike måtene å lage rapporter på. Derfor gir jeg deg en komprimert oversikt over de ulike verktøyene i Power BI-sekken.
Rapporter i Power BI desktop
For de fleste er rapporter laget i Power BI Desktop selve grunnsteinen. Rapporter er enkelt å greit det publiserte resultatet av å bygge visualiseringer i desktop programmet til Power BI. Hvorfor desktop? Dersom du vil ha friheten til å bygge datamodellen, lage beregninger i form av mål eller beregne nye kolonner, er du avhengig av å bruke Power BI Desktop.
Paginerte rapporter i report builder
Paginert rapport er relevant for de færreste, men det kan være greit å vite hva det er. Paginerte rapporter brukes til å masseprodusere dokument basert på et sett med variabler. Et mye brukt eksempel er fakturaer. I stedet for å manuelt endre fakturanummer i filteret for å se innholdet i en bestemt faktura, kan paginerte rapporter generere mange sider med én faktura per side. Sidene kan eksporteres som PDF filer for distribusjon. Paginerte rapporter er med andre ord et verktøy som hjelper oss med å automatisere dokumentproduksjon basert på en datakilde. Paginerte rapporter lages i verktøyet Power BI Report Builder, og er avhengig av en form for premium lisens knyttet til brukeren. I fortsettelsen tar vi ikke hensyn til bruk av dette verktøyet.
Rapport i Power BI Services
Du kan sitte direkte i Power BI Services (altså på nettet) og lage rapporter, men vær klar over begrensningene du da møter. I nettleser vil du ikke har tilgang til datamodellen, og kan ikke lage mål og beregnede kolonner. Du er dermed prisgitt de variablene du har. Å lage rapporter direkte i services kan være en fornuftig ting å gjøre dersom det er gjort et godt forarbeid med dataene, og du kan koble deg direkte til en publisert datamodell. Dine kollegaer kan koble seg på datamodellen og bygge rapporter etter eget ønske. Det er lettere å samarbeide om utviklingen i skyen, så der flere skal være involvert i utviklingen kan Services være et godt alternativ
Instrumentbord i Power BI Services
Instrumentbord (dashboards på engelsk) bygges i Power BI Services med utgangspunkt i visualiseringer fra publiserte rapporter. Instrumentbordet kan settes sammen av visualiseringer (fliser) fra flere rapporter, og fungerer veldig godt som en metode for å vise «greatest hits» fra rapportene dine. Instrumentbord vil også automatisk mobiltilpasses, og krever derfor ikke at du mobiltilpasser rapporten mens du bygger den. Du har også mulighet til å redigere den automatisk genererte mobilvisningen.
Apps i Services
Power BI Apps er en funksjon i Power BI Services som tillater deg å generere apper basert på en eller flere rapporter eller instrumentbord. Dette gjør det mulig å distribuere et utvalg av innhold .
Hvordan kombinere optimalt?
Dessverre er det ikke noe enkelt svar på hva som er den optimale kombinasjonen. Det er kanskje derfor kombinasjonsmulighetene er så mange? En god Power BI arbeidsmetode er avhengig av svært mange faktorer. Her er noen av spørsmålene du bør stille deg:
- Hvor skal datamodellen bygges? I eller utenfor desktop?
- Skal de som utvikler rapporter også ha kontroll på datamodellen?
- Er det behov for sømløst samarbeide om utvikling av rapporten?
- Er det ønskelig med tilpasset utseende (tema) på rapportene?
- Er det behov for radsikkerhet på dataene?
- Må rapportene kunne tilpasses behov til enkeltindivid eller mindre grupper?
Hvordan du svarere ut på disse spørsmålene er avgjørende for hvordan en optimal struktur vil se ut. Dersom du skal sy sammen en arbeidsmetodikk, anbefaler vi at du gjør en behovsanalyse i forkant.
